法务信息化专栏 ｜ 企业法务管理信息化十大功能模块之合同管理[合同法务]
合同管理是企业法务管理中最具有信息化价值但同时又最为复杂的模块，通常都作为独立的系统进行建设，然后与其他功能模块一起集成到统一的法务管理信息平台上。下面主要介绍合同管理信息化模块的建设思路、建设目标和主要功能说明。
一、建设思路
合同管理属于企业“人、财、物、工、控”端到端业务线中的风险管控线，贯穿于企业经营活动的全过程，服务支撑生产经营和业务发展，是企业法务管理的核心模块。传统手工操作、线下运行的合同管理方式，存在着合同起草标准不一、合同审查效率低下、合同流转过程混乱、合同履行难以跟踪、合同归档纷繁复杂、合同查阅大海捞针、合同分析天方夜谭、不满足监管要求等诸多问题，上述问题亟需通过信息化的手段来解决。通过信息化手段将合同管理作为不可逾越的风险防控环节，建立健全合同全生命周期管理机制，是企业提高法务管理水平和效率的一项重要工作，也是央企遵循国资委“三项法律审核100%”（重要决策、规章制度、经济合同）要求的必然选择。企业在开展合同管理系统的建设过程中，应当遵循体现法务工作思路和模式等建设原则，贯彻落实企业合同管理思路，明确系统在组织层面和业务层面的覆盖范围，满足合同全生命周期管理、风险管控和决策支撑的需要。其中，应特别关注与其他法务信息化系统如授权委托系统、案件管理系统、法律风险系统等的互联互通，以及与其他外围系统如ERP、采购供应链、预算、报账、OA等系统的互联互通。此外，考虑到合同系统涵盖多种不同类别的数据信息，是企业运营活动的重要依托载体，还应当加强合同大数据的分析和挖掘功能的建设。
二、建设目标
以大型企业集中化合同系统建设为例，通过集中化合同管理系统，可以固化管理要求、推进集中规范、加强内部管控、促进管理协同、辅助分析决策，具体目标包括：
建立覆盖合同起草、审批、签署、归档、履行、变动、办结等全生命周期的闭环管理，固化合同管控流程；实现集中化管控，提升合同管理的标准化和规范化程度，提升总部对下属各单位合同业务及风险的监控管理能力；通过合同管理系统和其他业务系统之间的紧密集成，实现业务端到端的数据贯通，促进管理协同；通过规范合同管理基础业务数据并进一步挖掘分析，及时发现并预警风险，辅助决策。
三、主要功能框架及说明
按照合同全生命周期闭环管理模式进行建设，合同系统应当覆盖签订前、签订中、履行中、履行后全过程的管控并满足相对方管理、查询统计、知识管理等功能。企业合同管理模块功能框架如下图所示：
企业合同管理各功能模块简要说明如下：
（一）相对方管理：详细记录相对方的基本信息以及履约能力或信誉资质等资料，方便对相对方的统一查询和管理，同时为合同起草提供相对方信息。
有的企业将相对
方管理前置到供应链管理系统。有的企业还引入社会信用管理的数据信息，从源头上控制相对人法律风险。通过引用法律大数据分析服务，实时采集相关方工商主体经营异常信息，并进行及时提示，实现法律风险的有效防范，为生产经营提供有力法律支撑。
（二）合同签批管理：包括合同签订准备、合同范本管理、合同起草、合同审批、合同文本加密、用章管理、签署授权、合同归档等模块，主要完成合同签订过程中相关事项管理，防范合同文本风险和签署风险。
合同签订准备阶段，如果已实现与ERP、主数据管理等相关业务系统集成的，可以通过接口导入采购订单、供应商（客户）、物料等数据，同时录入合同名称、合同类别、资金流向、标的金额等其它基本信息，由系统自动生成合同文本（或手动上传合同文本），并上传合同相关附件，可大大减少合同经办人员的重复劳动。合同标准文本管理主要实现合同标准文本发布、查询及下载功能。合同起草除了单个合同起草功能之外，还应有批量合同起草功能。
根据企业内控制度确定的审查审批流程和权限，企业自行配置合同审批模板及上报条件，合同依次自动转入下一审查审批环节，从而通过技术手段进行流程固化，合同审批内控权限得到有效执行，合同法律审核成为绕不开的环节，合同管理制度得到真正落地落实。合同审批除了串行的普通审批流程之外，还应有并行的绿色通道审批流程。审查流程一般包括经济、技术、法律审查环节，对标准合同文本的审查，提供审查底稿和审查要素功能。有的企业通过在法律部门设置专职合同管理员，在业务部门设立兼职合同管理员，专职合同管理员负责审查非标合同文本，兼职合同管理员负责审查标准合同文本，大大提升了效率。
合同用印可采取电子印章形式，将电子印章系统嵌入合同管理系统，实现印章的调取、加盖、文本防篡改，如印章加盖的数量较大，还可开发印章自动加盖功能。
合同在完成签署后，由承办人员提交归档，合同管理系统与档案系统对接，从档案系统自动调取合同管理系统中的归档信息。此外，合同签订管理还包括合同补签管控功能。
（三）合同履行监控：包括履行计划管理、履行情况填报、履行异常管理及合同归结等功能，支持通过外围系统获取合同履行的数据，譬如合同收付款信息、到货/验收等信息，实现对合同履行全过程的跟踪监控和异常处理，防范合同履行风险。根据合同类型确定每一类合同的关键履行节点，根据履行节点的不同确定履行计划，在合同管理系统中根据合同类型布放特定的合同会签表，由系统从会签表中读取关键履行信息，同步到合同正文，实现正文与会签表中履行信息的一致。
合同管理系统与仓储管理系统、ERP系统、供应链系统、项目管理系统等交互，合同会签表中的履行信息同步到其他管理系统，其他管理系统中的实际履行信息同步回合同管理系统，由合同管理系统对比履行计划和履行结果，形成履行偏差，从而确定合同的履行状况，如偏差率超过设定好的比例，系统自动向特定岗位的人员发送合同异常履行的预警提示。
有的企业合同系统通过与业务公开、审计等系统的集成，使合同数据可以为各级监管部门共享，总部纪检监察和审计部门可对总部及下属单位的任意一份合同进行在线监督，对不同单位之间的物资采购等合同进行价格比较，及时发现违规问题。
（四）合同变动管理：包括合同转让、合同变更补充、合同解除等功能。针对合同主体变更，签署合同转让补充协议；针对原合同的标的内容、支付方式、支付金额及其他商务条款进行变更的，签署变更补充协议；针对合同关系的解除，签署合同解除补充协议。不管是哪一种补充协议，都与原合同关联。合同金额发生变动时，变动信息自动交互至支付系统，支付系统增减收付款额度。
（五）查询统计分析：支持通过合同编号、合同名称、合同类型、合同对方、承办部门、承办人、合同金额等审批表字段查询展示符合条件的合同台账信息；支持统计报表展示，可以从合同数量和金额、补签率、合同结算、范本使用率、审批效率、履行偏差等维度统计，统计结果支持按照柱状图、饼图等不同形式展示，统计结果可导出。合同管理系统支持定期向特定人员发送合同统计分析报告。
有的企业集团设置合同审查审批效率、标准文本使用率、合同备案率、合同履行率、合同终结率等监控指标，系统自动在后台提取数据并按照板块进行排名，有助于企业查找合同管理的薄弱环节，并有针对性地加以改进提升。
（六）合同提醒：合同管理系统支持短信、邮件等多种提醒方式，合同审批时限提醒、合同履行到期前时限提醒、合同履行异常提醒、合同补签率超高提醒等。
（七）知识管理：将合同审查规范、各部门审查职责、审查要点和相关审查案例纳入知识库，可实现在线提醒，可实现模糊查询，可由承办人留言提问，合同管理人员实时回复。
（八）即时通话：系统根据合同承办人、谈判人员、各部门审核人员等角色组成虚拟团队，根据沟通的需要在工作时间内实时发起即时通话，满足内部的沟通需求。
企业合同管理各功能模块简要说明如下：
（一）相对方管理：详细记录相对方的基本信息以及履约能力或信誉资质等资料，方便对相对方的统一查询和管理，同时为合同起草提供相对方信息。
有的企业将相对方管理前置到供应链管理系统。有的企业还引入社会信用管理的数据信息，从源头上控制相对人法律风险。通过引用法律大数据分析服务，实时采集相关方工商主体经营异常信息，并进行及时提示，实现法律风险的有效防范，为生产经营提供有力法律支撑。
（二）合同签批管理：包括合同签订准备、合同范本管理、合同起草、合同审批、合同文本加密、用章管理、签署授权、合同归档等模块，主要完成合同签订过程中相关事项管理，防范合同文本风险和签署风险。
合同签订准备阶段，如果已实现与ERP、主数据管理等相关业务系统集成的，可以通过接口导入采购订单、供应商（客户）、物料等数据，同时录入合同名称、合同类别、资金流向、标的金额等其它基本信息，由系统自动生成合同文本（或手动上传合同文本），并上传合同相关附件，可大大减少合同经办人员的重复劳动。合同标准文本管理主要实现合同标准文本发布、查询及下载功能。合同起草除了单个合同起草功能之外，还应有批量合同起草功能。
根据企业内控制度确定的审查审批流程和权限，企业自行配置合同审批模板及上报条件，合同依次自动转入下一审查审批环节，从而通过技术手段进行流程固化，合同审批内控权限得到有效执行，合同法律审核成为绕不开的环节，合同管理制度得到真正落地落实。合同审批除了串行的普通审批流程之外，还应有并行的绿色通道审批流程。审查流程一般包括经济、技术、法律审查环节，对标准合同文本的审查，提供审查底稿和审查要素功能。有的企业通过在法律部门设置专职合同管理员，在业务部门设立兼职合同管理员，专职合同管理员负责审查非标合同文本，兼职合同管理员负责审查标准合同文本，大大提升了效率。
合同用印可采取电子印章形式，将电子印章系统嵌入合同管理系统，实现印章的调取、加盖、文本防篡改，如印章加盖的数量较大，还可开发印章自动加盖功能。
合同在完成签署后，由承办人员提交归档，合同管理系统与档案系统对接，从档案系统自动调取合同管理系统中的归档信息。此外，合同签订管理还包括合同补签管控功能。
（三）合同履行监控：包括履行计划管理、履行情况填报、履行异常管理及合同归结等功能，支持通过外围系统获取合同履行的数据，譬如合同收付款信息、到货/验收等信息，实现对合同履行全过程的跟踪监控和异常处理，防范合同履行风险。根据合同类型确定每一类合同的关键履行节点，根据履行节点的不同确定履行计划，在合同管理系统中根据合同类型布放特定的合同会签表，由系统从会签表中读取关键履行信息，同步到合同正文，实现正文与会签表中履行信息的一致。
合同管理系统与仓储管理系统、ERP系统、供应链系统、项目管理系统等交互，合同会签表中的履行信息同步到其他管理系统，其他管理系统中的实际履行信息同步回合同管理系统，由合同管理系统对比履行计划和履行结果，形成履行偏差，从而确定合同的履行状况，如偏差率超过设定好的比例，系统自动向特定岗位的人员发送合同异常履行的预警提示。
有的企业合同系统通过与业务公开、审计等系统的集成，使合同数据可以为各级监管部门共享，总部纪检监察和审计部门可对总部及下属单位的任意一份合同进行在线监督，对不同单位之间的物资采购等合同进行价格比较，及时发现违规问题。
（四）合同变动管理：包括合同转让、合同变更补充、合同解除等功能。针对合同主体变更，签署合同转让补充协议；针对原合同的标的内容、支付方式、支付金额及其他商务条款进行变更的，签署变更补充协议；针对合同关系的解除，签署合同解除补充协议。不管是哪一种补充协议，都与原合同关联。合同金额发生变动时，变动信息自动交互至支付系统，支付系统增减收付款额度。
（五）查询统计分析：支持通过合同编号、合同名称、合同类型、合同对方、承办部门、承办人、合同金额等审批表字段查询展示符合条件的合同台账信息；支持统计报表展示，可以从合同数量和金额、补签率、合同结算、范本使用率、审批效率、履行偏差等维度统计，统计结果支持按照柱状图、饼图等不同形式展示，统计结果可导出。合同管理系统支持定期向特定人员发送合同统计分析报告。
有的企业集团设置合同审查审批效率、标准文本使用率、合同备案率、合同履行率、合同终结率等监控指标，系统自动在后台提取数据并按照板块进行排名，有助于企业查找合同管理的薄弱环节，并有针对性地加以改进提升。
（六）合同提醒：合同管理系统支持短信、邮件等多种提醒方式，合同审批时限提醒、合同履行到期前时限提醒、合同履行异常提醒、合同补签率超高提醒等。
（七）知识管理：将合同审查规范、各部门审查职责、审查要点和相关审查案例纳入知识库，可实现在线提醒，可实现模糊查询，可由承办人留言提问，合同管理人员实时回复。
（八）即时通话：系统根据合同承办人、谈判人员、各部门审核人员等角色组成虚拟团队，根据沟通的需要在工作时间内实时发起即时通话，满足内部的沟通需求。
