企业法务人员如何规范合同管理防范法律风险？[合同法务]
合同管理是企业法务部门的主要职责之一，更是企业法务管理的必修课。作为企业法务人员，该如何管理合同，是一个需要不断探索、总结的课题。企业法务在合同管理过程中，或多或少会遇到业务部门在合同起草、审核报批、履约管理等方面存在着法律概念和专业术语表述不清、合同文字错误、部分条款上下文矛盾冲突、机械套用合同示范文本、未对合同相对方资质进行比较全面的审核、个别合同签订与管理不规范、履约过程管控意识薄弱、风险防范能力水平有限等问
题。这些问题在一定程度上影响合同管理(起草、审核、审批、签订、履行等)具体工作的效率，也易于产生法律风险，影响企业依法合规管理水平的提升。笔者结合日常合同管理经验，总结了一些合同管理的操作细则，供广大法务工作者参考交流。
一、调查合同相对方资信情况
1.核实基本信息。合同洽谈阶段，应要求相对方提供其主体资格有效身份证明资料(附件1：有效身份证明清单)。单位提供营业执照、法定代表人/负责人[1]身份证明、经办人有效身份证件(居民身份证、己方住所地居住证或其他有效证件)、其他相关资质证件；个人提供其本人有效身份证件(个体工商户[2]还应提供《个体工商户营业执照》)以及其他相关资质证件。
如相对方为企业(法人)[3]的，还应登陆“全国企业信用信息公示系统”(http://www.gsxt.gov.cn/index.html)，或使用企查查APP、启信宝APP等应用软件查询其基本信息与营业执照记载是否一致，是否有股权质押、行政处罚等违法记录，核实其有关资质证件等信息。
2.调查信用情况。一是登陆全国法院被执行人信息查询平台(http://zhixing.court.gov.cn/search/ )或全国法院失信被执行人名单公布与查询平台(http://shixin.court.gov.cn/ ),查询相对方是否未主动履行生效法律文书确定的法律义务并被列入失信被执行人名单，存在不良信用情况。如拟合作对方被列入上述名单，应限制或禁止与其合作，以防控风险。
二是要求相对方(自然人的情形)登陆中国人民银行征信系统查询并打印征信报告，作为核实其信用情况的重要参考依据。三是登陆信用中国(http://www.creditchina.gov.cn/ )查询相对方有关信用情况。四是核实相对方是否已被列入本企业集团(或本单位)的“不良企业名录” (“黑名单”),已列入“黑名单”的单位或个人，应限制或禁止与其签订合同，以防范风险。
二、严格审核合同有关条款
1.合同主体基本信息。
收集本企业名称、注册地址[4]、法定代表人的信息，制作统一的信息简表，分发给各部门，避免合同文本中出现主体名称、地址等信息错误。合同管理中，应注意使用己方单位全称，同时严格审核合同各方主体名称(姓名)是否为全称，是否与其有效证件(营业执照、身份证或其他证件)所载名称(姓名)完全一致，并与印章或签名完全一致。
2.合同价款及其支付方式。
合同价款及付款金额应同时写明大小写；在合同中明确相对方银行账户信息，要求对方填写银行账户信息表(附件2：银行账户信息表)存档备查。付款条件，可将取得合法有效的税务发票(增值税发票，具体票种请以财务部意见为准)作为付款的前提条件之一，合同条款约定乙方在收到发票后一定期限(可约定为十五个工作日或更长期限，结合本企业付款审批实际情况)内付款。
3.合同项目负责人基本信息。
要求相对方明确其授权项目负责人(经办人)的姓名、手机号、电子邮箱、授权范围及权限等有效信息，[5]并将其有效身份证件作为合同附件附后。
4.履约保证条款。
建设工程合同、大额采购(买卖)合同、房屋租赁合同等标的额较大或己方享有大额债权的合同，原则上应在合同中约定履约保证条款，保证方式如下：一是履约保证金，要求相对方支付履约保证金作为履约担保。二是履约保函。要求相对方出具见索即付保函。三是提供保证。要求相对方提供其财产清单，在合同中约定相对方以相应财产就其债务清偿承担保证责任。
5.权利义务条款。
应以本单位合同示范(标准)文本内容为准，违约责任[6]的承担上尽量具体明确，以便于履约管理。
6.争议纠纷管辖条款。
原则上应约定为己方住所地[7]人民法院管辖，但不宜违反法律关于专属管辖的规定。己方住所地(地市级行政区划)外的项目合同，原则上选择己方项目所在地或项目公司住所地法院管辖，但在选择仲裁对己方有利的情形下，可约定由己方熟悉且有利的仲裁机构管辖，以降低处理法律纠纷的风险与成本。同时，在合同文本中约定如发生争议纠纷，合同各方均同意将合同中明确的通讯地址或有关证件上载明的地址作为处理纠纷案件(诉讼、仲裁)的有效送达地址。
7.合同生效条款。
示例：本合同自各方(法定代表人或授权代理人)签字并盖章(单位公章或合同专用章)之日[8]起生效。
8.通知条款。
一是明确合同各方尤其是合同相对方的有效通讯地址(公司住所地、实际经营场所、主要负责人或合同授权负责人地址、公司及合同授权负责人电子邮箱等)；二是约定合同履行过程中的通知、函件往来可向上述地址发送，函件发出之日起ⅩⅩ日(一般约定3-7日为宜)内视为有效送达。
9.统一规范授权委托书格式。
统一合同中授权委托书格式，如合同相对方为法人单位，要求相对方提供法定代表人授权委托书，该授权委托书应盖授权委托单位公章并由法定代表人签字或盖章；如合同相对方为非法人单位[9](含一般经济组织、法人分支机构等)，要求相对方提供授权委托书，该授权委托书应盖授权委托单位公章并由其负责人签字或盖章；如合同相对方为自然人[10]，且该自然人委托他人代签合同或办理相关业务，要求对方提供经委托人签字按指纹的授权委托书(委托人及受托人身份证复印件均附后，要求受托人在身份证复印件上签字按指纹存档，同时写明委托人与受托人有效联系电话、电子邮箱等联系方式)。
三、规范程序严把合同签订关
1.按审批文本签订。业务部门应严格审核拟签订的合同是否结合公司领导及相关部门意见修改完善有关条款，打印文本是否与公司审批文本完全一致，合同附件是否齐全完整。法务部门应严格审核业务部门是否提交经审批的合同文本，以及公司合同管理制度规定的相关审批单据。
2.合同签订程序。合同文本的打印，每页均设置页码(不含空白页)并确保页码编号连续，尽量双面打印。合同文本的签章，原则上，应要求合同相对方先办理签字(自然人签字按指纹，签名应清晰、工整可辨认)盖章程序，己方后办理；与少数合作方签约，确需由己方先盖章的，应在己方盖章后留存一份复印件，再将合同提交对方盖章，同时应尽量要求对方在收到己方合同文本后当场盖章，收回己方合同文本及时存档备查。
四、强化履约监控防范风险
1.严谨慎重签署有关文件。合同中本单位指定/委托的负责人或经办人应强化责任意识与风险意识，严格按合同条款履行，及时掌握履约动态及可能引发纠纷的不利因素，慎重签署相对方提供的各类文书；签收相对方的文件应留存一份签收记录或签字版复印件。[11]此外，合同履行过程中，由合同当事人签署的各类会议纪要、验收意见、收据、送货单、联系函、结算确认单等各类文书，应严格审核合同相对方经办人是否为有权签字人员[12]，是否注明签署日期，由合同当事人盖公章、经办人签名按指纹。
2.严禁随意变更合同主要条款。合同签订后，价格、数量、质量、履行期限、违约责任、争议解决办法等主要条款不得随意变更，确需变更的要严格遵守公司合同管理制度中关于合同评审和审批的规定，重新进行合同评审和审批，并签订补充协议。
3.重视证据固定、收集与保存。合同履行中如发现相对方违约，应立即向公司管理层报告，同时注意固定、收集、保存相对方违约证据，抄送一份副本提供法务部门，及时采取相关措施(如发送《催款通知书》、《督促履行合同义务通知书》、《律师函》等)；如发生争议纠纷，应及时向管理层报告，采取书面方式[13]与对方沟通联系(书面函件应按规定程序报公司审批)，固定、收集、保存好相关证据，以防控风险。
发送通知相关操作要点：邮寄函件通知，原则上应选择邮政特快专递方式(EMS),在邮寄单据上写明寄件人及收件人姓名、单位名称(全称)、联系地址、联系电话，同时写明邮寄文件名称及份数、邮寄时间等信息，要求邮政机构盖邮戳(如选择其他快递公司，应要求对方在快递单据上盖公章或业务专用章)后保存原始邮寄回执单，及时登录中国邮政或其他快递公司官网查询并打印(在线打印，同时截图保存)邮件投递状态，上述证据材料一并存档备查。电子邮件通知，应将word文档转换成PDF格式，盖公司公章后扫描上传至电子邮箱系统，写明寄件人及收件人姓名、单位名称(全称)，保存好电子邮件原始记录。 必要时，可聘请公正机构采取证据保全和公正措施。
4.强化纠纷预警与风险防范。合同履行过程中，如与相对方发生分歧争议纠纷，应高度重视纠纷预警与风险防范，要及时收集证据并向公司管理层报告有关情况，做好风险防范工作(报告应包含纠纷主体信息、基本事实、相关证据、处理意见、需公司领导或相关部门解决的问题等内容)。
附件一
有效身份证明清单
1.境内自然人：提交居民身份证或军官证、士官证；身份证遗失的，应提交户口簿或临时身份证。未成年人可以提交居民身份证或户口簿；
2.香港、澳门特别行政区自然人：提交香港、澳门特别行政区居民身份证、护照，或者来往内地通行证；
3.台湾地区自然人：提交台湾居民来往大陆通行证；
4.华侨：提交中华人民共和国护照和国外长期居留身份证件；
5.外籍自然人：中国政府主管机关签发的居留证件，或者其所在国护照；
6.境内法人或其他组织：营业执照，法定 代表人或负责人有效身份证明；
7.香港特别行政区、澳门特别行政区、台湾地区的法人或其他组织：提交其在境内设立分支机构或代表机构的批准文件和注册证明；
8.境外法人或其他组织：提交其在境内设立分支机构或代表机构的批准文件和注册证明。
题。这些问题在一定程度上影响合同管理(起草、审核、审批、签订、履行等)具体工作的效率，也易于产生法律风险，影响企业依法合规管理水平的提升。笔者结合日常合同管理经验，总结了一些合同管理的操作细则，供广大法务工作者参考交流。
一、调查合同相对方资信情况
1.核实基本信息。合同洽谈阶段，应要求相对方提供其主体资格有效身份证明资料(附件1：有效身份证明清单)。单位提供营业执照、法定代表人/负责人[1]身份证明、经办人有效身份证件(居民身份证、己方住所地居住证或其他有效证件)、其他相关资质证件；个人提供其本人有效身份证件(个体工商户[2]还应提供《个体工商户营业执照》)以及其他相关资质证件。
如相对方为企业(法人)[3]的，还应登陆“全国企业信用信息公示系统”(http://www.gsxt.gov.cn/index.html)，或使用企查查APP、启信宝APP等应用软件查询其基本信息与营业执照记载是否一致，是否有股权质押、行政处罚等违法记录，核实其有关资质证件等信息。
2.调查信用情况。一是登陆全国法院被执行人信息查询平台(http://zhixing.court.gov.cn/search/ )或全国法院失信被执行人名单公布与查询平台(http://shixin.court.gov.cn/ ),查询相对方是否未主动履行生效法律文书确定的法律义务并被列入失信被执行人名单，存在不良信用情况。如拟合作对方被列入上述名单，应限制或禁止与其合作，以防控风险。
二是要求相对方(自然人的情形)登陆中国人民银行征信系统查询并打印征信报告，作为核实其信用情况的重要参考依据。三是登陆信用中国(http://www.creditchina.gov.cn/ )查询相对方有关信用情况。四是核实相对方是否已被列入本企业集团(或本单位)的“不良企业名录” (“黑名单”),已列入“黑名单”的单位或个人，应限制或禁止与其签订合同，以防范风险。
二、严格审核合同有关条款
1.合同主体基本信息。
收集本企业名称、注册地址[4]、法定代表人的信息，制作统一的信息简表，分发给各部门，避免合同文本中出现主体名称、地址等信息错误。合同管理中，应注意使用己方单位全称，同时严格审核合同各方主体名称(姓名)是否为全称，是否与其有效证件(营业执照、身份证或其他证件)所载名称(姓名)完全一致，并与印章或签名完全一致。
2.合同价款及其支付方式。
合同价款及付款金额应同时写明大小写；在合同中明确相对方银行账户信息，要求对方填写银行账户信息表(附件2：银行账户信息表)存档备查。付款条件，可将取得合法有效的税务发票(增值税发票，具体票种请以财务部意见为准)作为付款的前提条件之一，合同条款约定乙方在收到发票后一定期限(可约定为十五个工作日或更长期限，结合本企业付款审批实际情况)内付款。
3.合同项目负责人基本信息。
要求相对方明确其授权项目负责人(经办人)的姓名、手机号、电子邮箱、授权范围及权限等有效信息，[5]并将其有效身份证件作为合同附件附后。
4.履约保证条款。
建设工程合同、大额采购(买卖)合同、房屋租赁合同等标的额较大或己方享有大额债权的合同，原则上应在合同中约定履约保证条款，保证方式如下：一是履约保证金，要求相对方支付履约保证金作为履约担保。二是履约保函。要求相对方出具见索即付保函。三是提供保证。要求相对方提供其财产清单，在合同中约定相对方以相应财产就其债务清偿承担保证责任。
5.权利义务条款。
应以本单位合同示范(标准)文本内容为准，违约责任[6]的承担上尽量具体明确，以便于履约管理。
6.争议纠纷管辖条款。
原则上应约定为己方住所地[7]人民法院管辖，但不宜违反法律关于专属管辖的规定。己方住所地(地市级行政区划)外的项目合同，原则上选择己方项目所在地或项目公司住所地法院管辖，但在选择仲裁对己方有利的情形下，可约定由己方熟悉且有利的仲裁机构管辖，以降低处理法律纠纷的风险与成本。同时，在合同文本中约定如发生争议纠纷，合同各方均同意将合同中明确的通讯地址或有关证件上载明的地址作为处理纠纷案件(诉讼、仲裁)的有效送达地址。
